Definisi Manajemen Perkantoran Bisnis menurut Para Ahli

Pembahasan kita kali ini yaitu definisi manajemen perkantoran bisnis menurut para ahli. Dalam perkembangannya definisi atau pengertian antara manajemen perkantoran (office management) dengan administrasi perkantoran (office Administration) sering diartikan sama / sepadan. Keduanya diartikan silih berganti digunakan dalam arti yang sama.

Definisi Manajemen Perkantoran Bisnis

Definisi Manajemen Perkantoran Bisnis

Meskipun dalam sejarah perkembangannya istilah administrasi lebih banyak digunakan dalam urusan-urusan negara. Sedangkan untuk istilah manajemen lebih banyak dipakai dalam urusan-urusan perusahaan. Tapi perkembangan terakhir manajemen lebih luas digunakan dalam urusan negara.

Dengan mengikuti kelaziman tersebut, dalam uraian selanjutnya tak akan diperbedakan antara istilah administrasi perkantoran dengan manajemen perkantoran. Yang lebih penting untuk diterangkan di sini adalah pengertian dari kedua istilah tersebut secara jelas.

Mengenai definisi manajemen perkantoran ada beberapa pengertian yang dapat disampaikan, antara lain:

1. George R. Terry

Dalam bukunya “Office Management and Control” menyatakan bahwa definisi manajemen perkantoran yaitu sebagai

  • perencanaan,
  • pengendalian dan
  • pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
  • penggerakan mereka yang melaksanakannya.

Agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini berkaitan dengan peredaran hidup data serta keterangan perusahaan dan sejak penciptaannya lewat :

  • pemeliharaan,
  • penyebaran, dan
  • penyimpanannya jika punya nilai tetap atau pemusnahannya kalau sudah usang.

2. Littlefleid & Paterson

Dalam bukunya “Modern Office Management” menyatakan bahwa definisi manajemen perkantoran merupakan istilah yang akan dipakai dalam arti luas. Ini bisa meliputi manajemen tentang pekerjaan perkantoran dimanapun dan dilakukan oleh siapapun.

3. Arthur H. Grager

Dalam bukunya, ia menyatakan pengertian manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikas dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.

Dari pengertian-pengertian di atas maka dapat disimpulkan, bahwa definisi manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu yang merupakan rangkaian aktivitas :

  • merencanakan,
  • mengorganisasikan,
  • mengarahkan,
  • mengawasi,
  • mengendalikan, dan
  • menyelenggarakan.

Semua kegiatan dari definisi manajemen perkantoran di atas dilakukan secara tertib pada suatu pekerjaan sehingga tercapai tujuan. Baik tujuan secara organisasi negara maupun perusahaan.

Sedangkan definisi kantor yaitu suatu unit organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan kegiatan tata usaha dan aktivitas lainnya. Kegiatan tersebut untuk keperluan manajemen dalam usahanya mencapai tujuan organisasi. Semua kegiatan tersebut menggunakan sumber daya manusia dengan segala fasilitas dan perlengkapannya dalam fungsi pelayanan. Sehingga tercapai tujuan kantor yang sudah direncanakan sebelumnya.

Sumber Daya Kantor

Adapun sumber daya kantor yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan menurut definisi manajemen perkantoran di atas adalah :

a. Personalia Kantor

Masalah sumber daya manusia (SDM) sangat besar pengaruhnya terhadap eksistensi kantor. Oleh sebab itu harus direncanakan secara profesional mengenai analisa pekerjaan (job analysis), sehingga jelas deskripsi pekerjaanya (job description). Dengan cara seperti ini maka akan menghasilkan spesifikasi pekerjaan (job specification). Sehingga terciptalah “The right man on the right place” dalam kantor.

Dalam hal ini jelas harus rencana yang matang dan mulai penarikan, penempatan, pengembangan dan pemeliharaan personil. Maka akan menghasilkan personil yang berkualitas, memiliki motivasi dan berdedikasi tinggi. Sehingga tujuan organisasi akan tercapai secara efisien dan efektif.

b. Permodalan atau Uang

Permodalan dan uang dalam suatu kantor sangat memegang peranan yang vital sebab merupakan roda perusahaan. Oleh sebab itu dalam menentukan kebijaksanaan keuangan membutuhkan perhitungan yang matang. Baik dalam penganggaran keperluan-keperluan kantor secara rutin ataupun insidentil. Dan dalam pelaksanaannya membutuhkan sistem pengawasan yang baik. Hal ini untuk menghindarkan pemborosan dan penyelewengan yang merugikan organisasi.

c. Perlengkapan dan perbekalan

Pengadaan perlengkapan, perbekalan harus direncanakan dengan baik. Hal ini mesti disesuaikan dengan kebutuhan serta tingkat efisien dan efektifitasnya. Selain itu harus diperhatikan juga mengenai harga dan mutu dari perlengkapan, perbekalan serta mesin tersebut. Dan juga perawatan serta after sales servicenya.

d. Mesin-mesin perkantoran

Pengadaan mesin-mesin kantor mesti disesuaikan dengan kebutuhan kantor serta mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi. Sehingga dapat menjawab kebutuhan-kebutuhan kantor yang mampu bersaing dengan organisasi lain. Dalam hal ini mesti diperhatikan pula tentang

  • manfaat dan kegunaannya,
  • efisiensi dan segi pembiayaan, serta
  • faktor lingkungan di luar organisasi.
e. Metode Kerja

Suatu tata cara melaksanakan kerja yang harus diterapkan oleh manajemen. Sehingga akan menjadi suatu pola kerja dalam kantor. Hal tersebut untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Karena selain meningkatkan hasil dan metode kerja bisa juga mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan. Setelah metode kerja ditetapkan langkah selanjutnya yaitu menyusun prosedur kerja. Yakni rangkaian metode kerja dan selanjutnya prosedur-prosedur kerja tersebut tersusun dan jadi sistem yang efektif.

f. Waktu Kerja

Waktu kerja sangat perlu dicermati. Karena pemborosan waktu artinya pemborosan tenaga dan uang serta menunda tercapainya tujuan kerja. Oleh sebab itu perlu adanya time dan motion study antara lain

  • penyederhanaan pekerjaan,
  • penyusunan metode, dan
  • prosedur kerja.

Yang semuanya berkaitan dengan pemakaian waktu kerja yang efektif dan memudahkan pengawasan.

g. Tempat Kerja

Tempat, lingkungan, dan suasana kerja membutuhkan kondisi yang representatif. Oleh karena itu perlu penyusunan tata ruang yang baik, yang bisa mendukung tiap personil kantor untuk melaksanakan aktivitasnya.

Jadi dari uraian di atas menyatakan bahwa manajemen kantor merupakan bagian dari manajemen secara makro. Maka sumber daya kantor mesti dikelola dengan sebaik-baiknya serta harus mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi. Karena lingkungan di luar organisasi selalu berubah dan berkembang mengikuti perkembangan zaman. Maka sumber daya kantor harus mampu mengikuti dan mengantisipasi perkembangan tersebut. Sehingga akan selalu memenangkan persaingan zaman.

Sekian informasi terkait dengan definisi manajemen perkantoran bisnis menurut para ahli, kami harap artikel kali ini membantu kalian. Tolong artikel managemen bisnis dan kantor ini dibagikan biar semakin banyak yang mendapat manfaat.

Referensi:

Ternyata belajar internet itu mengasyikan, apalagi bisa punya penghasilan 20 jutaan per bulan... rasanya gimana gitu... Tapi gimana cara belajarnya?? Klik gambar di bawah untuk dapat solusinya

Komunitas SB1M
loading...

Check Also

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Bisnis

Setelah di artikel sebelumnya telah membahas apa itu manajemen perkantoran, maka kali ini . Hal …

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar Anda diproses.