Mengenal Organisasi dalam Perkantoran Lengkap

Apakah Anda tahu apa itu organisasi dalam perkantoran dan bisnis? Lalu apa saja asas organisasi? Dan bagaimana bentuk organisasi yang ada saat ini? Untuk menjawab berbagai pertanyaan tersebut, Anda bisa menyimak pembahasannya di bawah ini. Oleh karena itu simak artikel ini sampai selesai.

Pengertian Organisasi

Sebuah organisasi dalam perkantoran akan berjalan dengan baik jika ada 3 unsur utama, yaitu :

• terdapat sekumpulan orang,
• ada maksud dan tujuan yang sudah ditetapkan, dan
• adanya kerjasama untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka dibutuhkan adanya sistem pengorganisasian yang jelas. Yaitu dengan memperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Susunan, status, dan kedudukan serta hubungan pejabat yang satu dengan yang lain.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab dari tiap departemen.
3. Deskripsi pekerjaan yang jelas dan harus dilakukan.
4. Pembagian pekerjaan yang seimbang.
5. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien.

Dari beberapa kriteria di atas, maka lahirlah suatu struktur dan bentuk dalam organisasi perkantoran. Maka bisa disimpulkan bahwa organisasi merupakan susunan orang atau badan dengan :

• tugas pokok dan fungsi yang jelas, serta
• diatur prosedur dan mekanismenya.

Sehingga ada hubungan dan kerja sama dari beberapa orang untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan organisasi.

Organisasi adalah alat bagi seorang pimpinan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Maka dari itu pimpinan / atasan yang bijaksana yaitu pimpinan yang bisa menciptakan dan memelihara organisasi yang sehat, tepat dan sempurna.

Yakni suatu organisasi yang baik didalam proses pembentukan ataupun di dalam eksistensi. Selain itu juga dalam operasi bisa memenuhi asas-asas pokok pengorganisasian.

Organisasi dalam perkantoran dapat dilihat dari dua segi, yakni:

1) Sebagai Wadah

Organisasi adalah suatu tempat di mana administrasi dan manajemen dilaksanakan. Tempat ini biasanya tergambar dalam susunan organisasi.

2) Sebagai Proses

Artinya menggambarkan interaksi antar anggota kelompok dalam hubungan kerja yang formal. Dan juga dalam rangkaian hierarhi antara atasan dengan bawahan.

Organisasi sebagai Proses

Di organisasi sebagai proses ada 2 macam hubungan kerja di dalamnya, yakni :

a. Hubungan-hubungan Formal

Hubungan jenis ini umumnya sudah diatur dalam suatu ketepatan atau dasar hukum tertentu. Misalnya secara formal pada siapa :

• instruksi diberikan, dan
• laporan disampaikan.

b. Hubungan-hubungan non Formal

Dalam hubungan ini tak terikat kepada hierarki dan struktur organisasi. Namun didasarkan pada hubungan personal, persamaan kepentingan, atau karena suatu keahlian yang dibutuhkan.

Agar organisasi bisa berjalan sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan, maka hendaknya kedua macam hubungan di atas harus seimbang.

• Bila terlalu dominan hubungan formal, maka akan menimbulkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas dan dapat menimbulkan efek psikologis organisasi.
• Sementara bila terlalu menonjol hubungan non formalnya akan menghilangkan sikap harga menghargai sesuai dengan kedudukannya masing-masing.

Sebuah organisasi dalam perkantoran yang baik apabila memiliki tujuan-tujuan di bawah ini:

1. Untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugas
2. Untuk meningkatkan efisiensi
3. Untuk mempermudah pengawasan
4. Untuk menghindarkan duplikasi tugas
5. Untuk menentukan orang-orang yang diperlukan organisasi

Dengan demikian ciri-ciri suatu organisasi yang baik dalam proses pelaksanaan tugas, mesti memenuhi beberapa kriteria berikut ini :

1. Terdapat tujuan yang jelas.
2. Tujuan organisasi difahami oleh seluruh anggota.
3. Tujuan organisasi harus bisa diterima oleh organisasi.
4. Pembagian tugas yang seimbang, supaya tak menimbulkan frustasi.
5. Struktur organisasi perlu disederhanakan sesuai dengan beban tugas yang ada.

Bentuk Organisasi

Berikut beberapa bentuk organisasi dalam perkantoran di bawah. Untuk penjelasan lengkapnya dari bentuk organisasi ini akan kami jelaskan di artikel selanjutnya.

1. Line Organization (Organisasi Lini)
2. Line and Staff Organization (Organisasi Lini dan Staf)
3. Functional Organization (Organisasi Fungsional)
4. Line and Functional Organization (Organisasi Lini dan Fungsional)
5. Line, Functional, and Staff Organization (Organisasi Lini, Fungsional dan Staf)
6. Committee Type Organization (Organisasi Komite)

Azas Organisasi dalam Perkantoran

Berikut beberapa asas dalam suatu organisasi dalam perkantoran :

1. Azas Pembagian Tugas

Azas yang menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis. Sehingga bisa dijamin adanya bagian yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas termaksud. Oleh karena itu, perlu adanya perumusan atau pembagian tugas yang jelas. Sehingga bisa dicegah terjadinya duplikasi, penggandaan dan kekaburan tugas.

2. Azas Fungsionalisasi

Azas yang menentukan bahwa dalam penanganan suatu masalah bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya. Hal itu juga harus dilakukan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang mantap antar kegiatan

3. Azas Koordinasi

Azas dalam upaya menserasikan, memadukan dan menyelaraskan, baik dalam kegiatan dan waktu serta tugas dan fungsi yang diembannya. Seperti dalam :

• perumusan kebijaksanaan,
• perencanaan,
• pemrograman,
• penganggaran,
• pengendalian,
• pengawasan.

4. Azas Kesinambungan

Azas yang mengharuskan tugas-tugas organisasi harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan kebijaksanaan dan program yang sudah ditetapkan. Jadi harus berjalan tanpa bergantung pada seseorang atau perorangan.

5. Azas Akordion

Azas yang menentukan bahwa organisasi dalam perkantoran bisa berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas dan beban kerjanya.

6. Azas Pendelegasian Wewenang

Azas yang mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada pejabat bawahannya.

7. Azas Keluwesan

Azas dalam upaya agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan dan perubahan keadaan. Sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam pelaksanaan tugas

8. Azas Rentang Pengendalian

Dimaksudkan supaya dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang yang jadi bawahan setiap divisi. Lalu diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya kemampuan seseorang pimpinan atau atasan dalam melakukan pengendalian terhadap bawahannya.

Sehingga perlu adanya rasio (ratio) unit kerja secara hierarkie yang berbentuk piramida. Hal ini berhubungan dengan :

• job classification,
• job analysis,
• job description, and
• job evaluation.

Sehingga bisa dihindari adanya kemacetan dan penumpukan pekerjaan. Selain itu semua pekerjaan ada di bawah pengendalian dan jangkauan pimpinan dalam organisasi.

9. Azas Jalur dan Staf

Azas yang menentukan bahwa dalam penyusunan organisasi harus dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan.

Baca juga : Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Bisnis

Demikian informasi mengenai mengenal organisasi dalam perkantoran lengkap, kami harap postingan kali ini membantu Anda. Mohon post manajemen bisnis perini disebarluaskan agar semakin banyak yang mendapat manfaat.